Met Lean maak ik het werk makkelijker

Werken volgens de principes van Lean

“De oorsprong van Lean ligt in Japan, in de jaren veertig. Niet in de wereld van kersenbloesems of sushi, maar in de eerste Toyotafabriek in Nagoya. In die tijd hadden Amerikaanse autofabrikanten een grote voorsprong. Zij beschikten over een enorme afzetmarkt en produceerden miljoenen auto’s per jaar. Toyota kon die volumes niet bijbenen en moest een andere manier vinden om toch concurrerend te blijven. Het antwoord lag in het slim en efficiënt inrichten van processen. Door verspilling te minimaliseren, daalden de productiekosten en daarmee ook de verkoopprijs. Dat werd Lean: een methodiek om processen continu te verbeteren.

Six Sigma heeft een andere achtergrond en vindt zijn oorsprong bij Motorola in de Verenigde Staten. Waar Lean draait om het verminderen van verspilling, richt Six Sigma zich op het verkleinen van variatie in processen. Het uitgangspunt is meten, weten en verbeteren. Stel dat een machine in de snelste stand vijf seconden nodig heeft om een schroef vast te draaien, maar in de langzaamste twintig seconden, dan moet je bij de afstelling altijd rekening houden met die twintig seconden. Lean en Six Sigma vullen elkaar daarom naadloos aan en worden vaak gecombineerd.”

Verbeteren kan áltijd

“Misschien denk je dat dit vooral nuttig is in auto- en telefoonfabrieken. Toch geldt hetzelfde principe ook bij RVO. We staan niet aan een lopende band, maar ook ons werk bestaat uit processen. Denk aan het traject van subsidieaanvraag tot beschikking of afwijzing. Of aan het proces van inkoopaanvraag tot goedgekeurde offerte. Als adviseur Lean Six Sigma help ik teams hun werk makkelijker, sneller en prettiger te maken. Samen onderzoeken we waar verspilling zit en wat de oorzaken daarvan zijn. Op basis daarvan stellen we een verbeterplan op.

Teams kunnen dit in theorie ook zelf doen, maar wij kijken met een andere bril. We zijn getraind om scherpe vragen te stellen en de kern van een probleem bloot te leggen. Tijdens opleidingen voor de gele, oranje, groene en zwarte belt leer je welke interventies je in welke situatie kunt inzetten. Zelf organiseer ik regelmatig workshops, waarbij ik als dagvoorzitter het gesprek begeleid. Door op het juiste moment prikkelende vragen te stellen, help ik een team om steeds dieper te graven tot we de echte oorzaak vinden. Zo voorkomen we dat we alleen een symptoom aanpakken.”

Zichtbaar resultaat

“Een mooi voorbeeld van de impact zagen we vorig jaar bij het proces rond MIT-kennisvouchers. Een adviseur vroeg zich af waarom de doorlooptijd zes weken bedroeg, terwijl de daadwerkelijke handeling maar een uur kostte. Samen met het expertisecentrum Lean Six Sigma bracht het team het proces in kaart en verkende verbeterkansen. Met drie gerichte aanpassingen wisten ze de doorlooptijd te verkorten tot een derde. Mooi om te zien was dat de teamleden steeds ambitieuzer werden en zichtbaar geïnspireerd raakten.

Zelf ga ik met een glimlach naar huis als ik die kwartjes zie vallen. Wanneer ik een nieuw inzicht of hulpmiddel introduceer en ik bijna letterlijk de lampjes boven hoofden zie aangaan. Zoals laatst, toen ik een team hielp met een eenvoudig weekstartbord voor hun overleg. Het leek klein, maar gaf structuur, zorgde voor strakkere gesprekken en verkortte de vergadertijd aanzienlijk.”

Stukken effectiever

“Processen efficiënter maken: het klinkt misschien niet spannend, maar voor mij is het waardevol werk. Met mijn Lean-bril kan ik collega’s helpen. En ja, ook degenen die al tientallen jaren bij onze organisatie werken en een schat aan inhoudelijke kennis hebben. Het doel is nooit om de ziel uit het werk te halen, maar juist om het plezier te vergroten. Niemand vindt het fijn om eindeloos te wachten op stukken of zich tijdens lange vergaderingen af te vragen waarom je er zit. Als processen soepeler lopen, houd je tijd en energie over om je werk beter en met meer voldoening te doen.”